PUNTI DI FORZA ED ASPETTI CRITICI

(Seconda parte)

La rappresentazione grafica (Fig.4) si fonda sull’analisi dei flussi esistenti tra elementi denominati convenzionalmente:
-“moduli” o “sottosistemi”, coincidenti con determinate attività di gestione dell’azienda (es. gestione ordini);
- “sottomoduli”, attività di supporto a determinati moduli (gestione gare, gestione delibere);
-“soggetti esterni all’azienda” con cui questa scambia abitualmente informazioni (fornitori, medici di base, altre aziende sanitarie, Regione, Ministero della Sanità);
-“moduli nodali”, attività di gestione che, per il numero e la rilevanza delle informazioni che raccolgono e sintetizzano, si rivelano “cerniere” cruciali nella circolazione e nell’integrazione dei flussi. Questa distinzione, se da un lato facilita la progettazione dei singoli sottosistemi, dall’altro evidenzia la necessità di un quadro complessivo di riferimento a cui rifarsi per assicurare la loro indispensabile integrazione.
Le linee guida da assumere nella progettazione possono essere così riassunte:
. centralità dell’utente come condizione indispensabile per un’effettiva integrazione e correttezza delle informazioni;
. autonomia operativa dei singoli servizi/strutture, evitando che si creino “isole” informatiche prive di collegamenti;
. integrazione operativa tra i vari sottosistemi presenti;
. modularità della soluzione applicativa per garantire da un lato apertura e flessibilità e dall’altro la necessaria gradualità di realizzazione;
. coinvolgimento degli operatori ai vari livelli di responsabilità;
. sottosistema direzionale totalmente alimentato dai dati provenienti dal sistema informativo gestionale (sanitario e amministrativo) ma nello stesso tempo specificamente finalizzato alla funzione di controllo direzionale.
Un sistema informativo integrato dovrebbe rendere disponibile e categorizzare le informazioni e le conoscenze di tipo fattuale sui problemi (ovvero informazioni statistiche ed epidemiologiche per una ricognizione e precisazione delle caratteristiche qualitative e quantitative dei problemi specifici, oggetto di attenzione) e di tipo procedurale (informazioni e conoscenze sul come si possa affrontare un problema, modellando e analizzando le sue cause e le sue conseguenze, e sul come si possano definire gli obiettivi e sia possibile intervenire ottenendo certi risultati desiderati (10). La figura che segue rappresenta un tipico flusso di dati e informazioni per la gestione di una problematica, a partire dalla segnalazione fino alla definizione condivisa di una procedura standardizzata o di un’ipotesi progettuale.(Fig.5)
Il percorso di gestione del problema, fin dalla sua segnalazione, viene facilitato mediante il supporto metodologico delle informazioni e delle conoscenze di tipo fattuale e procedurale già accennate: dati statistici ed epidemiologici; inquadramento del problema; definizione degli obiettivi; definizione degli interventi.
Nella figura 5, rivestono particolare importanza le informazioni sulle strategie e sulle politiche aziendali (includenti la missione aziendale, il piano triennale e i programmi annuali) che contribuiscono a valutare il grado di fattibilità di qualsiasi intervento, la sua coerenza con quanto è già stato previsto e le sinergie che possono essere attivate tra le diverse linee di azione preventivate. Per la definizione e lo sviluppo di un sistema informativo integrato è necessario evidenziare la tipologia degli attori del sistema sanitario, da considerarsi punto di partenza e destinatari di dati, informazioni, conoscenze (Fig.6).
Accanto ai fornitori di servizi sanitari compaiono, con funzioni cruciali, lo Stato, le Regioni e gli Enti locali, le agenzie formative (scuole e università), le aziende che forniscono prodotti, tecnologie e servizi alla sanità e soprattutto le famiglie e la popolazione, che interagiscono con i servizi sanitari esprimendo i propri bisogni.

4.Il Servizio Informativo Sanitario Aziendale (SISA)

La Direzione Generale, supporto delle attività tipiche di governo strategico, si avvale di strutture organizzative, che sono parte integrante del sistema delle funzioni di supporto, valutazione, controllo, ricerca e sviluppo riferite ai processi di tutta l’organizzazione aziendale.
Tra tali funzioni si individua il Servizio informativo Sanitario Aziendale (SISA), previsto dal legislatore da ultimo con il Dlg 229-99 e successivamente recepito a livello regionale dalle varie A.S.L. (11).

Missione
1) Assicurare che gli operatori sanitari e non, dipendenti e convenzionati, svolgano le proprie attività con l’aiuto dei sistemi telematici ed informatici in grado di ottimizzare l’efficacia della loro prestazione.
2) Garantire che le informazioni rappresentino il tessuto connettivo dell’organizzazione, attraverso l’integrabilità, la trasparenza e l’accessibilità dei dati.
3) Proteggere e spersonalizzare il patrimonio dati dell’Azienda.
4) Gestire la banca dati necessaria per la predisposizione di prospetti statistici.

Principali Funzioni
1) Realizzare un sistema informativo sanitario ed amministrativo integrato ed omogeneo finalizzato a:
- conoscere la storia sanitaria del singolo cittadino e gestire con cognizione di causa le fasi di malattia da parte di qualsiasi utente dell’Azienda, nel rispetto della riservatezza dell’interessato;
- supportare ed integrare le attività mediche ospedaliere, specialistiche e del territorio;
- supportare tutte le attività gestionali svolte dai Dipartimenti o dai Distretti sanitari e dalle diverse strutture operanti nell’Azienda;
- attenuare il peso degli adempimenti burocratici, migliorare e semplificare i processi produttivi interni e migliorare i costi unitari;
2) Individuare, sulla base degli obiettivi di piano e su sollecitazioni dei dirigenti interessati, progetti di intervento di automazione informatica e telematica delle attività svolte e progetti di adeguamento delle capacità elaborative e telematiche, definendo obiettivi da perseguire, modalità di svolgimento, tempi e costi relativi, sintesi del rapporto costi/benefici. Sottoporre alla Direzione Generale, tramite i Dirigenti interessati, i progetti così istruiti.
3) Presiedere la realizzazione dei progetti approvati, perseguendo tutti gli aspetti rilevanti del progetto.
4) Monitorare, con il concorso dei singoli responsabili e con sistematicità, lo stato dell’automazione delle attività aziendali e delle strutture informatiche e telematiche in essere per valutarne l’efficacia, l’efficienza e l’elasticità al fine di derivarne opportunità di intervento.
5) Elaborare e sottoporre alla Direzione Generale le politiche di Sistema Informativo che si intendono adottare, con particolare riferimento alle scelte delle capacità elaborative e telematiche, alle scelte di standardizzazione di sistemi, linguaggi, strutture, al ricorso a pacchetti personalizzabili o a soluzioni totalmente proprietarie, ai criteri di ricorso ai fornitori.
6) Definire gli standard tecnici dei capitolati di fornitura e partecipare alla valutazione tecnica delle risposte dei possibili fornitori, integrando l’attività dell’U.O. Provveditorato e dell’Ufficio e Affari Generali.
7) Gestire operativamente il rapporto con i fornitori di hardware e di software, assicurando il puntuale rispetto dei termini contrattuali e documentando l’attività svolta, anche a supporto dei processi di competenza della Direzione Amministrativa, Controllo di Gestione e Affari generali.
8) Gestire collegamenti organici ed occasionali con enti esterni (Ministero, Regione, Università, altre strutture del S.S.N., ecc.) che possano contribuire al conseguimento della propria missione.
9) Attivare progetti di sperimentazione gestionale, finalizzati anche all’acquisizione di specifici contributi previsti a livello nazionale o locale.
10) Integrarsi particolarmente e sistematicamente con le Direzioni dei Dipartimenti affinché la propria attività risulti coerente con quanto di competenza delle Direzioni citate ed affinché le azioni sul sistema informativo e telematico risultino integrate e contestuali con le attività proprie di queste Direzioni. Le funzioni di cui sopra potranno essere integrate in armonia con l’evoluzione del sistema organizzativo, in coerenza con la missione adeguata dal presente

Regolamento.
Organizzazione Il Servizio Sistemi Informativi è organizzato secondo le seguenti attività:
- Sistema Telematico
- Flussi informativi

a) Sistema Telematico
Il S.T. si rapporta con tutte le strutture organizzative dell’Azienda per:
- Gestire il funzionamento delle apparecchiature hardware nei posti di lavoro territoriali (terminali, personal computer, reti locali, modem, ecc.).
- Fornire assistenza e garantire la formazione del personale interessato all’utilizzo nella propria attività di lavoro di strumenti informatici e/o telematici.
- Gestire il funzionamento della sala macchina (CED) ed i salvataggi dei dati sui server esistenti;
- Gestire la rete intranet;
- Assicurare la disponibilità delle risorse umane per attività di caricamento dati in emergenza.

b) Flussi Informativi (F.1)

Al fine di rendere i processi decisionali consapevoli ed affidabili, mette a disposizione di tutte le strutture organizzative un sistema di monitoraggio delle attività svolte, per disporre di un patrimonio dati utilizzabile a costi contenuti nel tempo, caratterizzato da accessi facilitati e da una struttura logica dei dati di tipo relazionale (data base relazionali) mediante la costituzione di un Data Warehouse. Si rapporta, inoltre, con il Ministero della Salute e con la regione per la trasmissione di tutti i dati di attività richiesti.

Principali responsabilità
1) Il conseguimento dei risultati previsti da ciascun progetto.
2) Il costo totale dei servizi informativi e telematici, partendo dalle fasi di: - valutazione della richiesta di acquisto da parte delle strutture interessate al fine di realizzare l’integrazione al progetto complessivo di sistema informatico-informativo; - fino ad arrivare alla gestione dei contratti di assistenza dell’hardware non in garanzia.

Organizzazione
1) La gestione interna delle risorse umane assegnate è diretta alla creazione di esperti consolidati nei principali processi che costituiscono l’operatività dell’Azienda (processi per l’erogazione dei servizi ospedalieri, processi di accesso ai servizi sanitari, processi di erogazione di servizi territoriali, processi di acquisizione delle risorse, ecc.).
2) Gli interventi sui sistemi informativi e telematici si caratterizzano per: - garantire un approccio per processo e non per struttura; - assicurare il pieno coinvolgimento della linea gerarchica coinvolta (che di norma assume la responsabilità del progetto); - garantire il coinvolgimento del personale addetto alle attività considerate; - testare le proposte formulate.
3) Per i maggiori utenti (i Distretti, il CPU) si prevede la costituzione di nuclei operativi finalizzati alla resa dei servizi a tali utenti. Il relativo personale è solo fisicamente distaccato presso l’utente, mentre gerarchicamente e funzionalmente dipende dal Servizio Sistemi informativi. L’operatività di questo personale deve tener conto delle esigenze dell’utenza.
Una possibile rappresentazione grafica è la seguente, particolarizzata al solo SISA (Fig. 7)

(continua)

Ubaldo Comite
Professore a contratto
Cattedra di Organizzazione Aziendale
Università della Calabria